[This is a sponsored article with Colony.]
İster küçük, samimi bir düğün düzenliyor, ister ayrıntılı bir iş semineri düzenliyor olun, etkinlik planlama çok büyük bir iştir.
O da stresli bir şey. Bir etkinlik planlayıcısı olarak çiçek aranjmanlarından müzik çalma listesine ve yemek servisine kadar tüm detayların doğru olduğundan emin olmak istersiniz.
Bu nedenle, kesin özelliklere ve olanaklara sahip bir mekan seçmek, planlama sürecini kolaylaştırabilir.
ile ortak olarak KoloniKL’de bir etkinlik alanı seçerken temellerinizin kapsandığından emin olmanıza yardımcı olabilecek bir kılavuz oluşturduk.
1. Mekanın büyüklüğü
Bir etkinlik alanı düşünürken muhtemelen en önemli faktör budur, çünkü konuklarınızın konforlu bir şekilde ağırlanmasını istersiniz.
Yiyecek ve içecek hizmeti alıyorsanız, bir büfe hattı kurmanız gerekir. Bir ürün lansmanına ev sahipliği yapıyorsanız, insanların ürünleri kendilerinin deneyimlemesi için yeterli alan olmalıdır.
Ana etkinliğe katılmadan önce konuklarınızın kaynaşması için bir bekleme alanı ister miydiniz? Bu sürpriz unsuru katılımcılar için unutulmaz olabilir.
Ayakta mı yoksa oturacaklar mı? Yemek masalarına, kokteyl masalarına veya hatta bir dans pistine ihtiyacınız var mı? Kişi başı altı metrekare ayakta duran bir kalabalık için iyi bir pratik kuraldır.
Her şey düşünüldüğünde, tüm deneyim için haritalanmış yeterli zemin alanı olması gerekir. Etkinliğin trafik akışını planlamak, bunu görselleştirmenize yardımcı olabilir.
Ayrıca, etkinlik alanlarının kaç kişiyi ağırlayabilecekleri konusunda size öneriler sunması da yararlıdır.
Örneğin, Colony bunu kendi sitesinde yapar ve konukların kokteyl, tiyatro, ziyafet ve sınıf oturma düzenleri için kapasitesine ilişkin göstergeler sağlar.
2. Yemek ve atıştırmalık seçenekleri
Bazı etkinlik mekanları, etkinliği tamamlamak için kendi yemek ve yemek paketleriyle birlikte gelir. Ücretler genellikle katılımcı sayısına bağlıdır.
Mutfağı olmayan mekanlar, rezervasyon yaptırabileceğiniz catering şirketleri ile ortaklıklara sahip olabilir. Örneğin Colony, etkinlik alanları için kanepeler ve parmak yiyecekler sunabilen dış kaynaklı satıcılarla çalışıyor.
Tabii ki, daha samimi etkinlikler için kendi yemek seçeneklerinizi ayarlamak da bir seçenektir. Etkinliğiniz merkezi bir konumdaysa, konuklarla bir potluck düzenleyebilir veya yakındaki restoranlarda yemek yiyebilirsiniz.
Yemek söz konusu olduğunda, kurulum ve temizlik de söz konusu diğer faktörlerdir.
Mekanınızın servis ekibi var mı? Eğer öyleyse, bilmeniz gereken ek masraflar nelerdir?
Bu hizmetler mekanınız tarafından sağlanmıyorsa, kendi servis ekibinizi tutmanız veya gönüllü bulmanız gerekir.
3. Mekanın ortamı ve ambiyansı
Gözlerinizi kapatıp büyük günü hayal ettiğinizde, nasıl bir hava veriyor? Romantik ve şık, rahat ve samimi, açık hava ve doğal veya gösterişli balo salonu ihtişamı?
Otel balo salonları gibi bazı mekanlar, bir düğün veya iş konferansına ev sahipliği yapmak için uygun şekilde giyilip çıkarılabilen boş bir tuval iken, diğer mekanlar farklı temalarla kolayca dekore edilebilir.
Temaya hazır etkinlik mekanlarına örnek olarak Star Boulevard KLCC’deki Colony’nin New York Tribeca estetiği, KL Eco City’deki İngiliz kolonyal esintili bir mekan veya KLCC’deki bir Gentlemen’s Club öğeleri dahildir.
Dekorasyon yapıyorsanız veya temalı mekanınızın biraz daha fazla süsleme kullanabileceğini düşünüyorsanız, maliyetlerden biraz tasarruf etmek için DIY yapabilirsiniz, ancak her açıdan daha fazla zaman harcıyor olabilirsiniz.
Sorunsuz bir deneyim istiyorsanız, profesyonel etkinlik planlayıcıları ve onların iş ortağı tedarikçileriyle çalışabilirsiniz.
Bunun pek çok kişi tarafından takdir edilen bir talep olduğunun farkında olan Colony, konuk ağırlama ekibinin yardımcı olabileceği kendi paketlerini de sunuyor.
Dışarıdan temin edilen satıcılardan hizmet alıyorsanız, müsaitlik durumuna göre sizi yerleştirebilmeleri için bunları önceden rezerve etmeniz gerektiğini unutmayın.
4. Sağlanan teknik olanaklar
Konferanslar gibi bazı büyük etkinlikler, mikrofonlar, projektörler ve daha fazlası gibi görsel/işitsel (AV) ekipman gerektirir.
Benzer şekilde, bir nişan partisi veya düğün için kutlama konuşmaları, karaoke veya dans seansları için iyi bir ses sistemi isteyeceksiniz.
Ve herkes eğlenirken, işler gürültülü olabilir.
Bu nedenle, mekanın iyi ses yalıtım panellerine ve akustiğine sahip olmasını istersiniz, böylece binadaki diğer sakinleri rahatsız etmek bir endişe olmaz.
Kolayca gözden kaçan bir şey de ücretsiz Wi-Fi’nin mevcudiyetidir, çünkü aksi halde misafirleriniz sosyal medyada etkinliğiniz hakkında nasıl övgüler yağdıracak?
Nereye bakacağınızı bilmiyorsanız AV ekipmanı tedarik etmek zor olabilir, bu nedenle mekan sağlayıcınıza önerileri veya kiralayabileceğiniz kendi ekipmanları olup olmadığını sormak en iyisidir.
5. Sürücüler için park imkanı
Şehir sakinleri için araba kullanmak olağandır. Ve bir etkinlik mekanı seçerken, park yeri uygunluğu önemlidir. Ne de olsa konuklarınızın park yeri bulma konusunda strese girmesini istemezsiniz.
Genellikle, bir aile etkinliğine ev sahipliği yapıyorsanız, konuklar arabalarını paylaşır. Örneğin, 50 akraba bekliyor olabilirsiniz ama onlar sadece 15 arabayla gelecekler. Bu durumda, park etmek daha az endişe vericidir.
Ancak abartılı bir kurumsal seminere ev sahipliği yaptığınızı varsayalım. Konuklar e-selamlama hizmetlerini veya toplu taşıma araçlarını kullanmıyorsa büyük olasılıkla kendi arabalarını kullanıyor olacaklardır.
Seçtiğiniz yer, geniş bir park alanına ihtiyaç duyacak ve kötü hava koşullarını hesaba katmak için tercihen bodrum veya kapalı otopark olacaktır.
Otopark bileti doğrulaması, konukların çok memnun kalacağı bir şey olduğundan, mekan sağlayıcınızla birlikte çalışmak isteyebileceğiniz bir şeydir.
-//-
Bir etkinlik planlamak hiçbir şekilde ucuz değildir ve gecenizin müsrifliği yine de bütçenize bağlıdır.
Bir mekan kiralamanın maliyetinden daha fazlası, kiralık dekor, satıcılar, servis ekibi, yemek ve düşünülmesi gereken daha pek çok şey olabilir.
Daha iyi anlaşmalar elde etmenin bir yolu, mekan tarafından sunulan paketler veya etkinliğiniz için sponsorlar bulmaktır.
Sonuç olarak, etkinlik düzenlemek bunaltıcı olabilir ve ilgili maliyetlerle birlikte ihtiyacınız olan her şeyi içeren bir kontrol listesine sahip olmak önemlidir.
Son dakikaya bırakılacak bir iş değil. Ayrıntıları planlamak, hazırlamak ve sonuçlandırmak için kendinize bol zaman ayırın.
Planlamayı uzmanlara bırakmayı tercih ederseniz, vizyonunuzu hayata geçirebilecek profesyonel bir planlayıcı ile çalışmak için toplam etkinlik bütçenizin yaklaşık %10’unu ayırabilirsiniz.
Veya zaten Colony’nin temalı etkinlik mekanlarından yararlanmayı planlıyorsanız, konuk ağırlama ekibi planlama ve hazırlığın çeşitli bölümlerinde yardıma hazırdır.
- Colony’nin etkinlik alanlarında bir tur rezervasyonu yapın Burada.
- Koloni ile ilgili diğer makaleleri okuyun Burada.
Öne Çıkan Resim Kredisi: Koloni