Elektronik iletişim: Büyük avantajlarla birlikte büyük riskler de gelir

Günümüz işletmelerinde Slack, Zoom ve WhatsApp gibi elektronik iletişim kanalları, iş iletişiminde devrim yarattı ve iş sürekliliği, işbirliği ve uzaktan çalışma için hayati hale geldi. Birçok kuruluş için uygun ve gerekli olsa da, iletişim biçimimizdeki bu büyük değişiklik, feci veri sızıntıları ve zayıflatıcı para cezalarıyla sonuçlanabilecek uyumluluk ve güvenlik endişeleri dahil olmak üzere önemli riskler de getiriyor. Bu küresel ölçekte bir sorun. Wall Street’in en büyük bankaları şimdiden karşı karşıya geldi. toplam 1 milyar dolar para cezası iletişim kurmak ve iş yapmak için şifreli mesajlaşma uygulamalarını kullanan çalışanlar nedeniyle ve Birleşik Krallık Mali Davranış Otoritesi (FCA) firmaları uyarıyor alternatifler bulmak için Naber.

Ve bu yeni çalışan iletişimi dalgasını ele alması gerekenler yalnızca denetime tabi sektörlerdekiler değil. Özel sektördekiler de dahil olmak üzere her türden kuruluş, çalışanlar elektronik iletişim uygulamalarına aşırı derecede bağımlı olduğunda riske açıktır. İş riskinin ötesinde, bu hizmetlerin güvenli olmayan doğası, önemli arttırmak cinsel tacizde, ırkçılıkta ve artık çok önemli ve gerekli olan bu iş kanallarında pazarın kötüye kullanılması. İnternette trollük yapmak sıradan hale geldi ve ne yazık ki günümüzün evden çalışma kültürüne sızdı. Fiziksel olarak ayrı olmak, ırkçı veya cinsiyetçi olayların sayısını azaltmadı, bunun yerine mikro saldırganlıkların artmasına neden oldu.

Elektronik iletişim uygulamalarıyla ilişkili bu riskleri azaltmak ve pazarın kötüye kullanılmasıyla mücadele etmek için firmalar, içeriği deşifre etmek ve herhangi bir yasaklanmış faaliyetin gerçekleşip gerçekleşmediğini belirlemek için bu kanallardaki verileri izlemeye ve anlamaya odaklanmalıdır. İletişim kanalları üzerinden yapılan görüşmeler, iş yerindeki herhangi bir suiistimal için her zaman bir iz bırakır; bu da, kuruluşların bu uygulamalarda bulunan verileri düzgün bir şekilde yönetmek ve izlemek için teknoloji destekli araçlara sahip olmasını zorunlu kılar.

İletişim uygulamasının yayılması

Kuruluşlar artık politika ve prosedürlerini hem çalışanlarının hem de değerli müşterilerinin iletişim beklentilerini karşılayacak şekilde uyarlamak veya bunu yapmamanın bedelini ödemeye devam etmek zorunda. Bu, kuruluşların hem şirket içinde hem de müşteri ve müşterilerle iletişim kurmak için sürekli olarak yeni iletişim kanalları ekledikleri anlamına gelir. Günümüzde insanlar tarihin herhangi bir döneminde olduğundan daha fazla cihaz ve kanal kullanıyor ve bu da kuruluşların kimin ne söylediğini, hangi bilgilerin paylaşıldığını ve bu bilgilerin nerede yayıldığını takip etmesini daha da zorlaştırıyor.

WhatsApp, Zoom, Slack ve diğer elektronik iletişim kanalları, pandemi sürecinde iş sürekliliği ve iş birliği için gerekli hale geldi ve şimdi, büyük risklere ve risklere rağmen meşhur diş macunu tekrar tüpe konulamıyor. uyma Ve güvenlik Bu kanallarla ilgili endişeler. Bu araçlar, çalışanların işbirliği için gerekli oldukları bir dönemde ortaya çıkmış olsa da, son zamanlarda basınçy işletme çalışanlarının yüzdesi, geçen yıl kullanıma sunulan çeşitli kanallara rağmen, yanıt verenlerin yarısından fazlasının işbirliği araçlarının bir sorun olduğunu düşündüğünü tespit etti. Çalışanları üretken kılmak ve işletmeyi risklerden korumak için iletişim kanallarını basitleştirmek, hem şirket içinde hem de müşterilerle en iyi şekilde çalışanı seçmek ve gereksiz görülenleri ortadan kaldırmak en iyi uygulamadır.

Bir kuruluş, çevresinde iletişim kanallarının kullanılıp kullanılamayacağı parametreleri tanımladıktan sonraki adım, tüm konuşmaların kötü niyetli davranışlara karşı izlenmesini ve gelecekte sorun çıkması ihtimaline karşı arşivlenmesini sağlamaktır. Tarihsel olarak, yalnızca telefon ve e-posta görüşmelerinin arşivlenmesi gerektiğinde, kuruluşlar genellikle yerinde arşivleme yazılımı kullanıyordu; ancak, görüntülü konuşmaları, metin mesajlarını ve diğer elektronik iletişim türlerini de hesaba katmamız gereken günümüzün gelişen iş iletişimi dünyasında, bulut özellikli Pandemi öncesi böyle bir hareketi düşünmeyen birçok kuruluş için çözümler gerekli hale geldi.

Veri sızıntıları

Düzenleyici para cezalarına ve zehirli bir iş yeri potansiyeline ek olarak, bu iletişim kanalları, özellikle kamuya açık olmayan maddi bilgiler (MNPI) söz konusu olduğunda, işletmeyi tehdit eden veri sızıntılarına da yol açabilir. MNPI yanlış ellere geçtiğinde, bunu genellikle piyasanın kötüye kullanılması gibi alçakça faaliyetler takip eder. Buna karşı korunmak için güvenlik ekipleri, hangi çalışanların hangi bilgilere sahip olduğunu belirlemeden önce MNPI olarak kabul edilen dil ve mesajlaşma parametreleri geliştirmelidir. Buradan, modern proaktif gözetim teknolojisi, gözetim ekibinin bunları ele alabilmesi için uygunsuz bir şekilde belirtilen MNPI’ler için uyarı verebilmelidir.

Konuşmaları veri olarak görüntüleme

Günümüzde kuruluşlar, çalışanlarının elektronik iletişim kanallarına, güvenlik ve uyumluluk endişeleri de dahil olmak üzere, proaktif olarak hesaba katılmadığı takdirde bir işletmeyi felce uğratabilecek risklerle dolu veri merkezleri olarak bakmalıdır. Bunu daha da karmaşık hale getiren şey, elektronik iletişim kanallarının evrim geçirmesidir – bugün kullanılanlar yarın kullanılmayacaktır, bu nedenle çözümler, ortaya çıkıp geliştikçe gelecekteki endişeleri ele almak için uyarlanabilir olmalıdır.

İletişim kanalları günümüzün iş çağına uyum sağladığı gibi, kuruluşları korumak için gereken çözümler de her gün piyasaya çıkan yeni, en ileri çözümlerle gelişiyor. Önemli olan, kuruluşların bu iş iletişimi değişimindeki önemli ağırlığı fark etmeleridir. Bu elektronik iletişim kanalları işin gerçekleştiği yerlerdir, bu nedenle iletişim verilerinin izlenmesi ve güvenliğinin sağlanması kuruluş için temel bir işlev olmalıdır.

Elektronik iletişim kanallarının günümüz işletmelerinin güvendiği büyük avantajlar sağladığına hiç şüphe yok. Bununla birlikte, hem düzenleyici hem de itibar açısından büyük riskler taşırlar, düzgün bir şekilde hesaba katılmazlarsa bir işletmeyi çökertebilecek riskler.

Shiran Weitzman CEO’su ve kurucu ortağıdır. Kalkan.