Net İletişim Beklentileri Belirleyin ve İtibarınızı Yönetin
Kendinize daha sonra cevap vereceğinizi söyleyen bir e-posta (veya birkaç yüz) açarsınız, ancak asla yanıtlamazsınız. Hırslı hissederek, karşılayamayacağınız bir son teslim tarihini kabul edersiniz. Bir molaya ihtiyacınız varsa, birkaç gün izin alırsınız ancak e-postanıza ofis dışında mesajı koymayın.
Hepimiz bir e-postayı yanıtlamak için çok uzun zaman harcadık, teslim tarihini kaçırdık veya birisine bilgi sağlamak için çok uzun zaman harcadık. Yanıt vermek için zaman ayırmakta, tüm yanıtlara sahip olmamakta ve ara vermekte sorun yoktur. Sadece zamanında ve doğru durum güncellemeleri sağlamamız gerekiyor.
İnsanlar bizden zamanında yanıt alamayınca, merak etmeye (en iyi ihtimalle) ve bizi yargılamaya (daha kötüsü) veya başkalarına yanıt vermediğimizi ve güvenilmez olduğumuzu (en kötüsü) söylemeye başlarlar. İnsanları mesajlarını alıp almadığınızı merak ettirmeyin, zamanında bir durum güncellemesi gönderin ve doğruyu söyleyin.
Geride kaldıysanız ve e-postalara yanıt vermek için normalden daha fazla zamana ihtiyacınız varsa, bunu insanlara söyleyin. E-postaları 24 saat içinde yanıtlayın ve gönderenlere mesajlarını aldığınızı söyleyin ve onlar sizden haber alana kadar (boşluğu doldurun) olacak. Araştırma gerektiren bir e-posta aldığınızda, 24 saat içinde yanıt verin ve kişiye bilgileri bulmasının ne kadar süreceğini söyleyin. Ofis dışındaysanız ve e-postaları okumayı veya yanıtlamayı planlamıyorsanız, insanlara dışarıda olduğunuz tarihleri söyleyin.
Bilginin yokluğunda insanlar bir şeyler uydurur ve bu asla iyi olmaz. Boşlukları doldurmak kötü niyetli değildir. İnsanların sadece neler olduğunu bilmeye ihtiyaçları var. Ve bilmediklerinde bir şeyler icat ederler. Beyin böyle çalışır. Zamanında olduğunu düşündüğümüz bir şekilde insanlardan yanıt alamayınca merak etmeye başlarız. “Mesajımı aldılar mı? Neden cevap vermiyorlar? Sorun nedir?”
Yanıt vermek için zamana ihtiyaç duymak sorun değil. Arkadan koşmak sorun değil. Zaman ayırmak sorun değil. İnsanlara gerçek durumu bildirmeniz yeterlidir. İtibarınızı ve iş ilişkilerinizi yönetin. İnsanlara tahminde bulunmayın.
Etiketler: iş etiği, e-posta görgü kuralları, zamanında geribildirim vermek, profesyonel itibarınızı yönetin, işte beklentileri yönetmek, itibar yönetimi, arkasında koşuyor, zaman yönetimi, sanal eğitim